Управление дебиторской задолженностью

Статьи Просмотров: 171

Совсем недавно менеджеры использовали любые средства в борьбе за увеличение объема продаж. В кризис приходится больше заботиться о безопасности предприятия, его платежеспособности, поддержании текущей ликвидности.

В условиях кризиса и снижения уровня расчетной дисциплины, происходит рост дебиторской задолженности, в том числе просроченной. В такой ситуации приоритетной задачей становится эффективное управление дебиторской задолженностью.

Секрет эффективности управления дебиторской задолженностью кроется в комплексном подходе, планировании и четком выстраивании особой финансовой политики управления дебиторской задолженностью.

Работа начинается с организации правильного и своевременного документооборота внутри предприятия и с контрагентами. Определяется круг сотрудников, которые отвечают за работу с дебиторами. Проводится регулярный анализ дебиторской задолженности, что позволяет вовремя выявить просроченную задолженность и оперативно принять меры по ее взысканию. Составляются регламентирующие документы с описанием порядка действий по возврату долгов. Нужно обязательно рассмотреть меры поощрения, мотивирования сотрудников на достижение минимальных установленных показателей задолженности.

Эффективное управление дебиторской задолженностью подразумевает ряд последовательных действий:

1. Анализ структуры дебиторской задолженности.

На данном этапе основное внимание уделяется общим подходам к анализу дебиторской задолженности предприятия, общему разделению дебиторской задолженности по структуре для понимания «состояния» дебиторской задолженности и определения методов работы с дебиторами.

Основные данные для анализа:

- величина дебиторской задолженности: общая сумма задолженности, количество клиентов;

- доля дебиторской задолженности в финансовом портфеле предприятия;

- сегментация дебиторской задолженности по срокам: «свежая», «рабочая», просроченная;

- сегментация дебиторской задолженности по размеру: малая, средняя, крупная.

Кроме того, с установленной периодичностью специалисты предприятия должны анализировать дебиторскую задолженность по персональному списку контрагентов, срокам образования и размерам; контролировать расчеты по отсроченной или просроченной задолженности, оценивать реальность наличия дебиторской задолженности; определять приемы и способы ускорения востребования долгов и уменьшения безнадежных долгов.

Анализ может включать оценку абсолютных и относительных показателей состояния, структуры и движения дебиторской задолженности. Для этого определяются доли конкретных дебиторов, а также каждого вида дебиторской задолженности (краткосрочной, долгосрочной, просроченной свыше трех месяцев) в общей совокупности долгов, рассматривается динамика изменений каждой составляющей, темп роста остатка и т.п.

2. Расчет предельных размеров дебиторской задолженности — критической и рабочей (допустимой). Эти показатели являются индикаторами, которые сигнализируют о необходимости усилить (либо, наоборот, ослабить) работу с должниками.

3. Разработка обоснованной политики предоставления заказчикам отсрочки платежа за поставленные товары (товарного кредита) и инкассации задолженностей для различных видов продукции и групп покупателей.

Конкурентный характер современной экономики вынуждает предприятия реагировать на изменения внешней среды, выстраивать гибкую политику кредитования покупателей, предоставляя отсрочку платежа, с чем зачастую и связано возникновение дебиторской задолженности. Увеличение дебиторской задолженности в этом случае приводит к увеличению продаж и более динамичному развитию бизнеса. Однако, при реализации товаров с отсрочкой платежа всегда возникает риск непогашения суммы долга, у предприятия появляется дебиторская задолженность, которая со временем может перерасти в просроченную, сомнительную и безнадежную к взысканию. Непогашенная в срок дебиторская задолженность ведет к отвлечению средств из оборота, порождая при этом следующие проблемы: дефицит активов, увеличение риска неплатежей по своим обязательствам, необходимость привлечения заемных средств. Это приводит к снижению рентабельности бизнеса, а в отдельных случаях и к угрозе банкротства.

Кредитная политика предприятия должна определять некое равновесие между увеличением продаж, с одной стороны, и снижением рисков неплатежей, с другой.

Также предприятие, выполняя условия договора со своими контрагентами, осуществляет авансовые платежи в счет предстоящих поставок, что также приводит к образованию дебиторской задолженности.

В связи с этим управление дебиторской задолженностью требует современных подходов и системных решений с целью недопущения снижения платежеспособности и ликвидности предприятия.

Одним из подходов к управлению дебиторской задолженностью является создание стимула для покупателей к досрочной оплате счетов. Обычно для этого предоставляются скидки с цены продажи или стоимости поставки, если платеж осуществлен до поставки товара. Интерес поставщика заключается в том, что, получив денежные средства раньше поставки товара и используя ее в денежном обороте, он возмещает предоставленную скидку.

4. Выбор ответственных лиц (отделов) за работу с дебиторской задолженностью в рамках предприятия.

На данном этапе основное внимание уделяется вопросам выбора организационной структуры предприятия для работы с дебиторской задолженностью. Для этого:

а) анализируются преимущества и недостатки работы различных ответственных лиц: бухгалтерии, юридической службы, сотрудников (линейных руководителей, менеджеры по продажам, и т.д.);

б) разрабатывается и внедряется система мотивации;

в) решается вопрос «единого» центра контроля за работой с дебиторской задолженностью.

Каждый субъект хозяйствования отличается спецификой деятельности, организационной структурой, численностью работников. Поэтому единого рецепта, кому поручить работу с дебиторской задолженностью, который бы подходил всем организациям, нет.

В штат может быть введена отдельная единица или отдел, отвечающий за работу с должниками. Если речь идет о небольшой компании, которая не может себе этого позволить, ответственность за данное направление работы возлагается на бухгалтеров, сотрудников юридического отдела, линейных руководителей.

5. Выстраивание работы с дебиторской задолженностью в рамках предприятия.

На данном этапе основное внимание уделяется переходу от вопросов принятия решения о том, кто работает с дебиторской задолженностью к тому, как будет происходить работа на уровне предприятия (механизмы, правила взаимодействия, методы регулирования и контроля). Для этого необходимо следующее:

а) проектирование организационной структуры отдела;

б) создание бизнес-процессов, политик и процедур по управлению дебиторской задолженностью;

в) формирование системы сбалансированных показателей деятельности подразделения (KPI);

г) разработка схем мотивации на базе KPI, создание должностных инструкций, обучение сотрудников, ответственных за работу с дебиторской задолженностью;

д) создание системы контроля и внутренней управленческой отчетности в CRM для анализа финансового положения и оценки эффективности работы специалистов, которая включает в себя:

- выбор показателей эффективности для анализа работы с дебиторской задолженностью ответственных сотрудников («результативность звонков», количество звонков, встреч, написанных писем, оплаченных счетов, взаимозачеты авансов и дебиторской задолженности клиентов, «списанная» задолженность)

- контроль величины и структуры дебиторской задолженности за определенный период (рост в суммах и количестве клиентов);

- выполнение показателей эффективности работы с дебиторской задолженностью.

Идеальным вариантом является ситуация, когда контроль за работой сотрудников, занимающихся работой с дебиторской задолженностью и показателями дебиторской задолженности можно осуществлять в автоматическом режиме при помощи отчетов в CRM-системах.

6. Определение методов работы с дебиторской задолженностью.

Данный этап является основным, так как происходит непосредственное создание прикладных методов работы с дебиторской задолженностью, а именно действий, которые приводят к возврату задолженности, что и является основной целью. В качестве методов работы с дебиторской задолженностью, к основным можно отнести следующие:

- звонки клиентам (подготовка к звонку клиенту, выбор времени звонка, определение периодичности звонков, оценка необходимости автоматических звонков, СМС-рассылки или привлечения сторонних coll-центров);

- написание писем, претензий;

- встречи с клиентами;

- ведение переговоров (определение общих правил, ответственного лица у клиента за оплату задолженности, вариантов договоренностей с клиентом при невозможности немедленной оплаты с его стороны, вариантов действий при отказе клиента платить или грубости со стороны клиента при общении);

- фиксирование информации о работе с дебиторской задолженностью (CRM/автоматизация процесса сбора и фиксирования информации);

- взыскание долга через нотариуса;

- обращение в судебные инстанции;

- взыскание задолженности по исполнительному листу;

- взыскание через инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.

Методы работы с дебиторской задолженностью можно условно разделить на досудебные и судебные.

У досудебных методов урегулирования вопросов с задолженностью есть свои преимущества — это отсутствие дополнительных издержек, связанных с обращением в суд, и взаимовыгодное разрешение потенциально конфликтной ситуации без ущерба для деловой репутации и взаимоотношений партнеров.

С этой целью с должниками следует постоянно поддерживать контакт:

– высылать напоминания о приближении сроков погашения задолженности (по обычной или электронной почте);

– вести телефонные переговоры;

– лично встречаться с руководством должника;

– предъявлять претензии.

Также возможны финансовые способы воздействия на дебиторов, допустивших просрочку платежа:

– применение штрафных санкций;

– предложения о проведении взаимозачетов;

– реструктуризации долга;

– продажа задолженности;

– инициация процедуры банкротства и др.

Однако не всегда есть возможность урегулировать ситуацию с образованием задолженности в досудебном порядке. В такой случае кредитор может взыскать долг через суд. Взыскание задолженности через суд является крайней мерой. На нее идут, если досудебные методы работы с дебитором не дали желаемого результата.

Обращаются в суд в следующих ситуациях:

– должник не признает долг или имеет встречные претензии к кредитору;

– должник признает долг, не имеет претензий к кредитору, обладает активами, достаточными для погашения обязательства, но не желает платить или требует от кредитора льготных условий поставок;

– дебитор находится в предбанкротном состоянии.

В последнем случае наличие исполнительного листа позволяет начать взыскание задолженности до возбуждения в отношении должника конкурсного производства, что, как правило, существенно повышает шансы кредитора на погашение долга.

До обращения в суд кредитору важно оценить:

– законность своих требований;

– надежность доказательной базы;

– наличие у должника имущества или денежных средств, которые обеспечат реальную возможность исполнения положительного для кредитора судебного решения.

Обычно обращение в суд ведет к разрыву партнерских отношений, но также может послужить началом конструктивного диалога с должником. В дальнейшем новые должники, зная о том, что долговые споры поставщик всегда решает через суд, стараются не допускать просрочки погашения задолженности.

Выбор того или иного метода зависит от особенностей должника, суммы задолженности, количества дней просрочки, готовности должника к погашению долга и других факторов.

Любое предприятие, имеющее необходимость взыскания большого количества дебиторской задолженности, рано или поздно встанет перед выбором, каким путем ей пойти для того, чтобы вернуть вложенные средства.

Несмотря на различие типов долговых ситуаций, можно выделить общие особенности:

– обеспечение баланса между конвейерностью взыскания и разработкой уникальных программ действий для сложных случаев;

– использование инновационных методов взыскания;

– эффективное применение уголовного преследования должников, в том числе и по редким составам, за счет информационной и научно-консультационной поддержки.

При этом важно, чтобы присутствовала централизация деятельности по взысканию долгов, то есть общее руководство, и сотрудники занимались бы только взысканием долгов, а не совмещали эту работу с выполнением других задач, так как иначе у них всегда будет возможность оправдать низкую эффективность своего труда необходимостью делать что-то другое.

Также повысить эффективность работы по взысканию задолженности возможно с помощью такой новой технологии мотивации должников как PR-сопровождения исполнительного производства и назначения ответственного за подготовку материалов для PR-сопровождения взыскания (проектов уведомлений, обращений, пресс-релизов и статей).

PR-сопровождения – это результативное дополнение к комплексу юридических мер, которое представляет собой точечное и/или публичное информационное воздействие на репутацию должника и связанных с нею лиц. Подобная мера отличается необычностью и неизвестностью ходов.

Практика показала, что изначально скептическое отношение к этому инструменту со стороны должников, кардинально меняется в процессе PR-сопровождения, ибо публичность их недобросовестности, затрудняет их параллельный бизнес.

Дебиторская задолженность является составной частью оборотного капитала, неотъемлемым элементом сбытовой деятельности предприятия, поэтому управление дебиторской задолженностью – приоритетная задача для любого предприятия и часть общей политики предприятия в области управления оборотными средствами.

Чтобы управление дебиторской задолженностью было эффективным необходим грамотный подход. Только постоянный контроль и комплекс тщательно спланированных действий позволят сделать дебиторскую задолженность управляемой, а функционирование предприятия успешным.

Печать